Як почати шифрувати файли на Диску, у Документах, Таблицях і Презентаціях

• Адміністратор вашого домену може контролювати, які групи й користувачі мають доступ до шифрування. Щоб перемістити файли в місця зберігання, де шифрування вимкнено, або ввімкнути цю функцію для нових розділів, зв’яжіться з адміністратором.
• Адміністратор також може рекомендувати створювати нові файли на Диску, у Документах, Таблицях і Презентаціях за допомогою шифрування на стороні клієнта через запити в додатку. За потреби зверніться до адміністратора, щоб уточнити вимоги для вашої організації.
• Шифрування на боці клієнта забезпечує додатковий рівень захисту для вашої організації. Ваші файли захищено наскрізним шифруванням і шифруванням між клієнтами. Google не може дешифрувати ваші файли. Важливо
  • Додатки на вашому комп’ютері, яким надано необхідні дозволи (наприклад, розширення Chrome), можуть переглядати й отримувати зашифровані файли.
  • Шифрування не захищає файли від користувачів, які можуть бачити ваш екран.
• Як часто потрібно повторно входити в обліковий запис, щоб відкривати зашифровані на стороні клієнта файли, визначає ваш адміністратор. Якщо вам часто доводиться це робити, зв’яжіться з адміністратором.

• Поруч із зашифрованим файлом з’явиться значок замка .
• Одночасно редагувати зашифрований файл може лише один користувач. Дізнайтесь, як працювати разом над зашифрованими файлами.
• У зашифрованих файлах автозбереження здійснюється кожні 30 секунд, якщо пристрій активний і ви не виконуєте інші дії (наприклад, не надаєте доступ до файлу або не намагаєтеся його закрити).
  • Якщо ви спробуєте закрити незбережений файл, з’явиться попередження. Щоб не втратити незбережені зміни, натисніть Скасувати.
• У функції автозбереження є 3 статуси.
  • Очікується зберігання… Очікується активація автозбереження або поки мине 30 секунд.
  • Зберігання. Триває зберігання. Ви можете продовжити редагувати файл.
  • Збережено на Диску. Ви не внесли жодних змін і використовуєте актуальну версію файлу.
• Зашифровані файли можна створювати різними способами. Дізнайтесь, як створювати або копіювати зашифровані файли.
• Щоб отримати доступ до зашифрованих файлів, адміністратор може попросити вас увійти в додатковий сервіс системи єдиного входу (SSO) двічі: спершу в обліковий запис постачальника ідентифікаційної інформації для вашої організації, а потім – в обліковий запис Google для Диска, Документів, Таблиць і Презентацій.
• Ви можете друкувати файли з Документів або Таблиць, але не з Презентацій.
• Перевірка орфографії для зашифрованих Документів і Презентацій доступна англійською (США), англійською (Велика Британія), іспанською, італійською, німецькою і французькою мовами.
• У Таблицях немає функції перевірки орфографії.
• Ви можете експортувати файл Таблиць у форматі Excel. Натисніть Файл Завантажити.
• В історії версій для зашифрованих файлів зберігається до 100 версій. Якщо перевищити цей ліміт, менш важливі версії автоматично видаляються. Версії з назвами поки недоступні.
• Розмір зашифрованих файлів Документів, Таблиць і Презентацій не має перевищувати 100 МБ. До зашифрованих файлів на Диску обмежень немає.
• Максимальна кількість зображень у документі становить 3000.
• Розмір одного зображення – 1 МБ.
• Завантаження папки не впливає на файли, зашифровані на боці клієнта.

Із зашифрованими файлами не можна виконувати наведені нижче дії.

• Відкривати файли Microsoft Office у режимі редагування в Документах або Презентаціях.
• Коментувати файли на Диску.
• Редагувати документи, таблиці або презентації в мобільному додатку.
• Використовувати в Таблицях функції, які здійснюють зовнішні виклики.
• Імпортувати файли Microsoft Office у форматі Документів або Презентацій.
• Використовувати певні інструменти, зокрема:
  • перевірка граматики;
  • переклад і порівняння документів;
  • голосовий ввід;
  • доповнення.
• Завантажувати Документи або Презентації.
• Переглядати файли в Документах, Таблицях або Презентаціях.

Щоб створити зашифрований документ, електронну таблицю або презентацію, виберіть один із наведених нижче варіантів.

З Google Диска

1. Перейдіть на сторінку drive.google.com.
2. Угорі ліворуч натисніть значок .
3. Наведіть курсор на стрілку біля Документів, Таблиць чи Презентацій натисніть Порожній зашифрований документ, таблиця або презентація.
4. У вікні "Новий зашифрований документ" натисніть Створити.

У Google Документах, Таблицях і Презентаціях

1. Відкрийте документ, таблицю або презентацію Google.
2. Угорі натисніть Файл.
3. Наведіть курсор на значок і натисніть Новий зашифрований документ, таблиця або презентація.
4. У вікні "Новий зашифрований документ" натисніть Створити.

Поради

• Якщо адміністратор увімкнув шифрування на боці клієнта за умовчанням, у меню "Файл" відображатиметься варіант "Новий або порожній зашифрований документ, таблиця чи презентація".
• Якщо створити зашифрований файл у спільній папці, він унаслідує параметри доступу до неї.
• Якщо опції Порожній зашифрований документ, таблиця або презентація чи Новий зашифрований документ, таблиця або презентація недоступні, виконайте наведені нижче дії.
  • Переконайтеся, що ви ввійшли в обліковий запис компанії або закладу освіти.
  • Перевірте, чи ввімкнув ваш адміністратор шифрування на боці клієнта.
  • Підтвердьте свою особу. Докладніше про шифрування через постачальника ідентифікаційної інформації.

1. Перейдіть на сторінку drive.google.com.
2. Угорі ліворуч натисніть значок .
3. Наведіть курсор на стрілку біля опції "Завантажити файл" натисніть Зашифрувати й завантажити файл.

Поради

• Якщо адміністратор увімкнув шифрування на боці клієнта за умовчанням, у меню "Новий+" відображатиметься рекомендований варіант "Зашифрувати й завантажити файл".
• Якщо завантажити зашифрований файл у спільну папку, він унаслідує параметри доступу до неї.
• Якщо опція Зашифрувати й завантажити файл недоступна, виконайте наведені нижче дії.
  • Переконайтеся, що ви ввійшли в обліковий запис Workspace.
  • Перевірте, чи ввімкнув ваш адміністратор шифрування на боці клієнта.
  • Підтвердьте свою особу. Докладніше про шифрування через постачальника ідентифікаційної інформації.

У Google Документах, Таблицях і Презентаціях

1. Відкрийте зашифрований файл Google Документів, Таблиць або Презентацій.
2. Угорі ліворуч натисніть Файл Копіювати.

З Google Диска

1. Натисніть зашифрований файл правою кнопкою миші.
2. Якщо зашифрований файл це:
   • файл Google Документів, Таблиць або Презентацій, виберіть Копіювати;
   • файл не у форматі Google Документів, Таблиць або Презентацій, виберіть Зробити копію Копіювати.

Підказка. Щоб створити копію без додаткового шифрування, вилучіть цю опцію з документа.

У Google Документах, Таблицях і Презентаціях

1. Відкрийте файл у Google Документах, Таблицях або Презентаціях.
2. Угорі натисніть Файл Копіювати.
   • Якщо це файл Google Презентацій, натисніть Уся презентація.
3. Виберіть Увімкнути додаткове шифрування.

З Google Диска

Важливо. Ви не можете ввімкнути додаткове шифрування для файлів редактора Google Workspace.

1. Правою кнопкою миші натисніть файл.
2. Виберіть Копіювати Створити зашифровану копію.

Порада.

• Якщо не відображається прапорець "Увімкнути додаткове шифрування" в Google Документах, Таблицях чи Презентаціях або пункт меню "Створити зашифровану копію" на Диску, виконайте наведені нижче дії.
  • Переконайтеся, що ви ввійшли в обліковий запис компанії або закладу освіти.
  • Перевірте, чи дозволив адміністратор шифрування на боці клієнта.
  • Переконайтеся, що ви є власником документа в папці "Мій диск" або менеджером спільного диска.
  • Підтвердьте свою особу. Дізнайтесь, як зв’язатися з постачальником ідентифікаційної інформації.

Важливо. Функції, які не підтримують додаткове шифрування, стають статичними або вилучаються.

• Статичні функції:
  • контрольні списки;
  • вставлені малюнки, діаграми й таблиці;
  • зв’язані форми;
  • функції зовнішніх даних (наприклад GOOGLEFINANCE);
  • підключені таблиці;
  • WordArt.
• Функції, які вилучаються з документа:
  • поля електронного підпису;
  • захищені діапазони;
  • функції Apps Script і доповнення.

• На Диску двічі натисніть зашифрований файл Excel.
• Таблиця відкриється в новій вкладці.
• Тепер ви можете редагувати файли, ділитися ними, переглядати історію версій тощо. Усі внесені зміни зберігаються в оригінальному зашифрованому файлі Excel.

Поради

• Ви можете відкривати лише зашифровані файли Excel із розширенням .xlsx.
• Розмір файлу не має перевищувати 100 МБ.
• Максимальний обсяг пам’яті для зображення – 90 МБ.
• Ви можете додати щонайбільше:
  • 10 мільйонів клітинок;
  • 3000 зображень.

Ви можете імпортувати дані з файлу Excel у доступний зашифрований файл Таблиць. Якщо після цього внести зміни в зашифрований файл Таблиць, вихідний файл Excel не зміниться.

1. У Таблицях створіть новий або відкрийте наявний зашифрований файл Excel.
2. Угорі ліворуч натисніть Файл Імпортувати.
3. Виберіть файл Excel.
4. Натисніть Вибрати.
5. Виберіть один із наведених нижче варіантів.
   • Створити таблицю
   • Вставити новий(-і) аркуш(-і)
6. Натисніть Імпортувати дані.

Поради

• Ви можете імпортувати лише файли Excel із розширенням .xlsx.
• Під час імпортування непідтримувані функції Excel у Таблицях ігноруються.
• Максимальний розмір файлу: 100 МБ.
• Максимальна кількість клітинок: 10 млн.
• Максимальна кількість зображень: 3000.

Замість того щоб імпортувати дані, ви можете конвертувати зашифрований файл Excel у формат Таблиць, щоб і далі працювати з ним. Зашифрований файл при цьому не зміниться.

1. На Диску двічі натисніть зашифрований файл Excel.
   • Таблиця відкриється в новій вкладці.
2. Натисніть Файл Зберегти в Google Таблицях.

Зашифрований файл Excel і нову зашифровану таблицю можна знайти на Диску. Ви можете зберегти або видалити файл Excel. Якщо ви хочете зберегти файл Excel, перейменуйте його на {АРХІВНИЙ}...xlsx, щоб уникнути плутанини.

Ви можете завантажити копію зашифрованого файлу Таблиць у форматі Excel.

1. У Таблицях угорі ліворуч натисніть Файл Завантажити й дешифрувати.
2. Виберіть Microsoft Excel (.xlsx).