Mehr über FP&A-Software erfahren
Was ist FP&A-Software?
FP&A (Financial Planning and Analysis)-Software verwaltet die Strategien, die große Unternehmen nutzen, um die Leistung ihrer Geschäftstätigkeiten zu überwachen. FP&A-Software wird verwendet, um Methoden und Prozesse zu erstellen und umzusetzen, die es Unternehmen ermöglichen, Schlüsselkennzahlen (KPIs) im Verhältnis zu den Unternehmenszielen zu verfolgen. Diese Art von Software wird im gesamten Unternehmen implementiert und von Managern und Führungskräften genutzt, die für die Verbesserung der Unternehmensleistung verantwortlich sind.
In einigen Fällen wird FP&A-Software möglicherweise nur von Buchhaltungsabteilungen eingesetzt, um die finanzielle Leistung zu analysieren und die Rentabilität eines Unternehmens zu verfolgen. Obwohl dies immer noch der primäre Fokus der meisten FP&A-Lösungen ist, wurde die Leistungsüberwachung auf die meisten Abteilungen eines Unternehmens ausgeweitet, von Vertrieb und Marketing bis hin zu Betrieb und IT. Diese Art von Software sollte nicht mit Business Intelligence (BI)-Software verwechselt werden, die generische Analysefunktionen bietet, die nicht immer auf die Unternehmensleistung fokussiert sind. Viele BI-Anbieter liefern auch KPIs oder Metriken für die Unternehmensleistung, entweder als Teil ihres Kernangebots oder als separate Lösungen und Add-ons.
Was sind die häufigsten Funktionen von FP&A-Software?
Die folgenden sind einige Kernfunktionen innerhalb von FP&A, die Benutzern helfen können, Ziele zu erstellen und zu erreichen, Kosten und Einnahmen vorherzusagen und KPIs zu erstellen und zu messen.
Unternehmensziele und -vorgaben: Unternehmensziele müssen detailliert genug sein, um relevant zu sein, aber auch leicht zu kommunizieren und zu verstehen. Es ist wichtig, dass die Ziele messbar und realistisch sind, was eine Menge Geschäftsdaten und Feedback von Mitarbeitern und Führungskräften erfordert. FP&A-Software bietet vorgefertigte Ziele (Umsatz, Gewinn, Verkaufsquoten usw.) für alle Abteilungen, wie Vertrieb, Buchhaltung, HR oder Beschaffung. Sie ermöglicht es den Benutzern auch, diese nach ihren Anforderungen anzupassen. Ziele können auch kategorisiert und ausgerichtet werden, um sicherzustellen, dass das gesamte Unternehmen dasselbe Ziel vor Augen hat.
Strategische Planung: Strategische Planung beinhaltet die Definition und Umsetzung dessen, was getan werden muss, um Unternehmensziele zu erreichen. Strategische Pläne werden für langfristige Projekte verwendet, wie Fusionen und Übernahmen, Kapitalinvestitionen, Umstrukturierungen oder Expansion in neue Märkte, die darauf abzielen, das Unternehmen zu transformieren. Da diese Projekte kostspielig und entscheidend sind, lässt die strategische Planung wenig Raum für Fehler. FP&A-Software bietet Funktionen zur Erstellung strategischer Pläne und deren regelmäßige Anpassung, um Änderungen im Unternehmen und seiner Umgebung zu berücksichtigen.
Prognosen: FP&A hilft, zukünftige Kosten und Einnahmen für Geschäftstätigkeiten und strategische Pläne vorherzusagen, indem Daten aus verschiedenen Quellen gezogen werden, wie Verkaufsdaten, Einkommens- und Cashflow-Erklärungen und Budgets. Um korrekt zu funktionieren, muss ein Unternehmen eine Vorstellung davon haben, welche Ressourcen es benötigt und wie viele Verkäufe es generieren kann, um profitabel zu sein und zukünftiges Wachstum zu unterstützen. Für die strategische Planung können die Kosten sehr hoch sein, weshalb es für Führungskräfte entscheidend ist, zu verstehen, wie viel sie investieren müssen. Die Ergebnisse der strategischen Planung sind nur langfristig sichtbar, weshalb es wichtig ist, sie zu schätzen, bevor kostspielige Investitionen getätigt werden.
Unternehmens-KPIs: KPIs und Metriken werden verwendet, um tatsächliche Ergebnisse zu verfolgen und sie
mit dem zu vergleichen, was prognostiziert und geplant wurde. Metriken sind entscheidend für Unternehmen, um zu verstehen, wie erfolgreich sie sind, welche Geschäftsbereiche verbessert werden müssen und wie die zukünftige Leistung optimiert werden kann. FP&A-Software enthält vorgefertigte oder branchenspezifische KPIs und Funktionen, um sie auf allen Ebenen eines Unternehmens zu überwachen.
Weitere Funktionen der FP&A-Software: Datenvisualisierung, Scorecards und Versionskontrolle.
Was sind die Vorteile von FP&A-Software?
FP&A-Software kann helfen, die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern, den Umsatz zu steigern und das Unternehmenswachstum zu unterstützen.
Verbesserte Produktivität: Obwohl FP&A-Software die Überwachung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung umfasst, liegt der Hauptfokus manchmal darauf, die Kommunikation im gesamten Unternehmen zu verbessern, organisatorische Strategien auszurichten und umzusetzen, um die Produktivität des Unternehmens insgesamt zu steigern. Dies geschieht durch die Rationalisierung von Arbeitsabläufen und die Identifizierung von Problembereichen, die verbessert werden müssen.
Erhöhter Umsatz: Die Nutzung von FP&A-Software ermöglicht es Unternehmen, sich mit ihren strategischen Prioritäten abzustimmen und sich mehr auf KPIs sowie andere Geschäftsmetriken zu konzentrieren, die aufrechterhalten werden müssen, um Verkäufe, Umsatz und Gewinne zu verbessern. Finanzteams können FP&A-Software verwenden, um Kosten- und Umsatzmodelle zu entwickeln, die ihnen helfen, die Auswirkungen ihrer prognostizierten Zahlen zu verstehen.
Datenautomatisierung: FP&A-Software kann die Sammlung, Aggregation und Berichterstattung von Echtzeitdaten aus mehreren Quellen mit Konsistenz und erhöhter Genauigkeit rationalisieren und automatisieren, was schnellere Ergebnisse mit verkürzten Periodenabschlüssen liefert. FP&A-Software nutzt Informationen aus einer Quelle und verbessert die Datensicherheit mit den daraus erzeugten Zahlen.
Wer nutzt FP&A-Software?
Buchhaltungsfachleute: Buchhalter nutzen FP&A-Software, um die finanzielle Leistung zu überwachen und zu verbessern. Sie hilft Buchhaltern, Budgets mit tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen auf verschiedenen Ebenen des Unternehmens zu vergleichen. Buchhalter verwenden auch FP&A-Software, um Prognosen für zukünftige Einnahmen und Unternehmensausgaben zu erstellen und Möglichkeiten zur Kostensenkung und Verbesserung der Rentabilität zu identifizieren.
Abteilungsleiter: Manager jeder Abteilung profitieren von der Nutzung von FP&A-Software, indem sie die Geschäftsleistung ihrer eigenen Abteilungen verfolgen. Jede Abteilung hat spezifische Ziele und Metriken, die mit den anderen Abteilungen und den Gesamtzielen des Unternehmens abgestimmt werden müssen. FP&A-Software ermöglicht es Managern, für zukünftige Ausgaben zu budgetieren, Diskrepanzen zwischen erwarteten und tatsächlichen Einnahmen zu identifizieren und zu verstehen, wie ihre Operationen die Effizienz der anderen Abteilungen beeinflussen.
Führungskräfte: Führungskräfte nutzen FP&A-Software für die strategische Planung und zur Überwachung der Leistung auf Unternehmens- oder Gruppenebene. Bei Bedarf müssen Führungskräfte auch in der Lage sein, Details zu Metriken und Transaktionen zu finden, die sich auf die Unternehmensleistung ausgewirkt haben.
Software im Zusammenhang mit FP&A-Software
FP&A-Software ergänzt oft oder wird oft in Verbindung mit den folgenden Tools verwendet:
ERP-Systeme: Enterprise Resource Planning (ERP)-Software liefert viele der Informationen, die von FP&A-Systemen verwendet werden, nutzt aber auch Leistungsanalysedaten, um die von dem System verwalteten Operationen zu optimieren. Beispielsweise werden mit FP&A erstellte Prognosen in ERP verwendet, um die Produktionskapazität oder die Menge an Rohstoffen zu bestimmen, die benötigt werden, um die Nachfrage zu decken. ERP hilft auch, Schätzungen mit tatsächlichen Ergebnissen zu vergleichen und Diskrepanzen zwischen Prognosen und Ergebnissen zu identifizieren. Diese Diskrepanzen werden in FP&A verwendet, um die Prognose zu optimieren und Leistungsziele mit erhöhter Genauigkeit zu erstellen.
Buchhaltungssoftware: Buchhaltungs- und Finanzsoftware liefert die finanziellen Informationen, die erforderlich sind, um die Rentabilität des Unternehmens zu überwachen. Sie hilft auch bei der Erstellung und Verwaltung von Budgets, die mit den Unternehmenszielen abgestimmt werden müssen. Dies ist besonders wichtig, da Unternehmen nur innerhalb der Grenzen ihrer finanziellen Möglichkeiten funktionieren können. Führungskräfte und Manager können ehrgeizige Pläne zur Leistungsverbesserung haben, aber möglicherweise nicht über ausreichende Mittel verfügen, um sie umzusetzen.
Business Intelligence-Software: BI-Software kann verwendet werden, um FP&A-Software für Unternehmen mit grundlegenden Bedürfnissen zu ersetzen. Sie kann auch verwendet werden, um alle Daten zu sammeln, zu bereinigen und vorzubereiten, die zur Überwachung und Verbesserung der Leistung verwendet werden. Die meisten FP&A-Anbieter bieten Funktionen zur Integration mit BI- und Datenmanagement-Software, um ein hohes Maß an Datengenauigkeit zu gewährleisten.
Finanzberatungsanbieter: Finanzberatungsdienstleister können Unternehmen dabei helfen, Leistungsmetriken und KPIs zu definieren und umzusetzen, die spezifisch für ihre Operationen oder ihre Branche sind. Berater können Unternehmen auch bei der Bestimmung strategischer und Notfallpläne oder der Verbesserung ihrer Prognose- und Budgetierungsprozesse unterstützen. Große Finanzberatungsfirmen bieten auch Benchmarking-Dienste basierend auf konsolidierten Daten von Tausenden von Kunden an. Benchmarking kann für Unternehmen sehr nützlich sein, um ihre Leistung mit der ihrer Mitbewerber oder Konkurrenten zu vergleichen.
Herausforderungen mit FP&A-Software
FP&A-Softwarelösungen können ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen.
Komplexität: FP&A-Software kann schwierig zu implementieren und zu warten sein. Die Konsolidierung und Analyse verschiedener Arten von Unternehmensdaten kann schwierig sein und erfordert laufende Verwaltung und Verarbeitung. Einige FP&A-Lösungen bestehen aus mehreren Produkten oder Lösungen, die miteinander und mit anderer Software wie ERP-Systemen oder Buchhaltung integriert werden müssen.
Datengenauigkeit: FP&A-Software verwendet große Mengen an Daten aus mehreren Systemen, weshalb die Informationen genau sein müssen. Genauigkeit kann eine Herausforderung sein, wenn Unternehmen verschiedene Softwaresysteme und Datenquellen für strukturierte und unstrukturierte Daten verwenden. Datenverdopplung ist eine weitere Herausforderung, die durch doppelte Einträge in mehreren Systemen verursacht werden kann, die von verschiedenen Abteilungen für unterschiedliche Zwecke verwendet werden.
Implementierung: FP&A-Software ist oft technisch im Sinne von Buchhaltung oder Finanzen, und es wäre vorteilhaft für Unternehmen, Mitarbeiter mit Buchhaltungs- oder Geschäftserfahrung zu haben, wenn sie diese Software implementieren.
Welche Unternehmen sollten FP&A-Software kaufen?
Die Funktionalität, die FP&A-Software bietet, kann für Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen von Vorteil sein. Da FP&A-Software die finanzielle und operative Leistung überwacht und verwaltet, um Unternehmensziele zu setzen und zu erreichen, kann jede Organisation, die über ein internes Buchhaltungs- oder Finanzteam verfügt, von der Anschaffung dieser Software profitieren.
Wie kauft man FP&A-Software
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für FP&A-Software
Bei der Auswahl von FP&A-Software ist es wichtig, sich anzusehen, wie ein Unternehmen arbeitet, und sich mit den verschiedenen verfügbaren Softwaretypen vertraut zu machen. Benutzer sollten sicherstellen, dass die FP&A-Anbieter auf ihrer Liste vorgefertigte Integrationen in ihr ERP-System haben. Idealerweise eines, das Konnektivität zu den Hauptbuchtabellen bietet, damit Benutzer berichten, detailliert analysieren und gemäß ihren Anforderungen budgetieren können.
Vergleichen Sie FP&A-Softwareprodukte
Erstellen Sie eine Longlist
Dem Käufer wird geraten, eine Longlist von Software zu erstellen, die darauf ausgelegt ist, Unternehmen in ihrer Branche zu helfen. Beispielsweise gibt es möglicherweise Plattformen, die speziell für Unternehmen im Einzelhandel, Hersteller, Restaurants sowie für viele andere Arten von kommerziellen Organisationen entwickelt wurden. Ein weiterer Faktor, den es bei der Erstellung dieser Liste zu berücksichtigen gilt, ist, ob die Software cloudbasiert ist. FP&A-Lösungen sind in der Regel einfacher in der Cloud zu verwalten, mit automatisierten Berichterstattungstools, häufigen Updates und benutzerfreundlichen Schnittstellen.
Erstellen Sie eine Shortlist
Nach der Überprüfung und Recherche der Software auf der Longlist des Käufers können sie die Liste basierend auf ihrem Budget kürzen. FP&A-Software ist für alle Budgets verfügbar, und einige allgemeine FP&A-Anwendungen können kostenlos heruntergeladen oder zu einem niedrigen Preis gekauft werden. Spezialisiertere Software ist jedoch in der Regel teurer. Dies liegt daran, dass die Benutzerbasis für spezialisierte Software relativ klein ist. Wenn der Käufer etwas Spezifisches für seine Branche oder maßgeschneidert für sein Unternehmen möchte, müsste er mehr bezahlen.
Führen Sie Demos durch
Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie alle Produkte, die auf ihrer Shortlist stehen, vorführen. Während der Demos sollten Käufer spezifische Fragen zu den Funktionen in Bezug auf ihre Prioritäten stellen. Sie sollten auch wichtige Ziele und kritische Bedürfnisse an die Anbieter kommunizieren und verlangen, dass diese in den Software-Demonstrationen behandelt werden.
Auswahl von FP&A-Software
Wählen Sie ein Auswahlteam
Die Mitarbeiter, die diese Software nutzen werden, müssen in den Auswahlprozess einbezogen werden. Es kann bevorzugt werden, dass die gewählte Software mit den derzeit verwendeten kompatibel ist. Jedes Unternehmen ist anders, und die Endbenutzer sind höchstwahrscheinlich in der besten Position, um eine fundierte Meinung darüber abzugeben, welche die beste Wahl für ihre speziellen Bedürfnisse ist. Sie können dem Käufer sogar helfen, die ausgewählte Software zu installieren und einzurichten.
Selbst nach dem Kauf von Software erlauben die meisten Plattformen Add-ons oder Modifikationen. Die Wahl der richtigen Software ist jedoch immer noch wichtig, da es immer noch eine große Verpflichtung von Zeit und Geld ist. Um eine solide Rendite zu sehen, können Käufer nicht ein paar Monate später ihre Meinung ändern und die Software erneut wechseln.
Verhandlung
Das Aushandeln eines Softwarevertrags ist wichtig, um das Risiko zu minimieren, sei es in Bezug auf Leistungsschutz, Sicherheitsschutz oder einfach um sicherzustellen, dass beide Parteien in vollständiger Übereinstimmung über ihre Erwartungen sind. Der Käufer hat die Möglichkeit, einen Rabatt im Gegenzug für eine jährliche Vorauszahlung zu verlangen, und viele Softwareanbieter sind in der Regel bereit, diesen Deal zu machen. Normalerweise sind einige Implementierungsdienste im ersten Angebot eines Softwareanbieters enthalten. Der Käufer kann verlangen, dass diese Dienste entfernt werden. Auch wenn das Unternehmen die Software langfristig nutzen wird, können sie längere Laufzeiten aushandeln, was oft zu günstigeren Preisen führt.
Endgültige Entscheidung
Die endgültige Entscheidung sollte auf allen zuvor gesammelten Informationen basieren. Käufer müssen ihre Bedürfnisse priorisieren und eine Lösung auswählen, die die meisten ihrer Anforderungen erfüllt. Es wird empfohlen, ein Pilotprogramm durchzuführen, um die Akzeptanz mit einer kleinen Stichprobengröße von Benutzern zu testen. Wenn das Tool gut genutzt und gut angenommen wird, kann der Käufer sicher sein, dass die Auswahl korrekt war. Wenn nicht, könnte es an der Zeit sein, zurück ans Reißbrett zu gehen.
FP&A-Software-Trends
Übergang von On-Premises zu Cloud
Aufgrund ständiger technologischer Fortschritte in der FP&A-Software investieren mehr Anbieter in SaaS-Plattformen, da sie im Vergleich zu herkömmlichen On-Premises-Lösungen eine Vielzahl von Vorteilen bieten. Dies liegt daran, dass die Supportkosten reduziert werden, die Flexibilität erhöht wird und sie im Allgemeinen benutzerfreundlicher ist. Mit cloudbasierter Software kommen modernere Lizenzmodelle, die eine geringere Anfangsinvestition für den Kunden mit sich bringen und mehr Unternehmen die Möglichkeit geben, FP&A-Software zu nutzen.
Nischenanbieter
Da Technologie wie die Cloud zugänglicher wird, begannen kleine Anbieter, Lösungen und Add-ons zu erstellen, die FP&A teilweise ersetzen oder ergänzen können. Während dieser Trend für kleine Unternehmen nützlich sein kann, die keine komplizierte FP&A-Software benötigen, können große Unternehmen am Ende mehrere Systeme und Tools verwenden, was Verwirrung und doppelte Einträge verursachen und das Datenmanagement erschweren kann.
