Más Información Sobre Software de Gestión de Relaciones con Pacientes (PRM)
¿Qué es el Software de Gestión de Relaciones con Pacientes (PRM)?
El software de gestión de relaciones con pacientes (PRM), también conocido como software de gestión de relaciones con clientes en el ámbito de la salud, optimiza y apoya todo el recorrido de atención al paciente, permite el flujo efectivo de información dentro de los sistemas de salud y aumenta y fomenta el compromiso del paciente. El PRM está más relacionado con una versión sanitaria del software de análisis del recorrido del cliente, orquestando y gestionando la experiencia del paciente desde la referencia hasta el defensor. El software PRM permite una atención centrada en el paciente al mejorar el acceso y la comunicación, lo que en última instancia mejora los resultados del paciente, las relaciones proveedor-paciente y aumenta la eficiencia del personal.
El software PRM mejora y centraliza los datos y la funcionalidad del software de registros de salud electrónicos (EHR) y del software de compromiso del paciente. Los beneficios significativos del software PRM incluyen la agregación de todos los registros médicos y el fomento y énfasis en la participación activa del paciente en su salud. Al aprovechar el software PRM, los sistemas y organizaciones de salud pueden reforzar mejor los esfuerzos de atención basada en el valor, rendimiento y reembolso, sin comprometer su entrega de atención de calidad.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Gestión de Relaciones con Pacientes (PRM)?
Las siguientes son algunas características principales dentro del software PRM que pueden ayudar a los usuarios a involucrarse con más pacientes y llevar una práctica más eficiente.
Mensajería de texto: La mensajería de texto es un método de comunicación preferido por muchos consumidores. El software PRM debe incluir una función de mensajería de texto para llegar a los pacientes dondequiera que estén. Los compradores deben buscar características como mensajería masiva, mensajería bidireccional, recordatorios de citas y solicitudes de revisión de la clínica.
Recordatorios de citas: El software PRM puede prevenir citas perdidas con recordatorios de citas personalizados para llegar a los pacientes a través de mensajes de texto, correo electrónico y teléfono. La solución también puede proporcionar flexibilidad para programar recordatorios a un ritmo que funcione tanto para los proveedores como para los pacientes.
Programación en línea: La programación en línea es un método preferido de programación para muchos consumidores. Las prácticas médicas pueden proporcionar a los pacientes opciones de programación fáciles para permitirles seleccionar la mejor cita para sus horarios. El software PRM puede integrarse con un sistema de programación de prácticas para que los usuarios puedan aceptar, marcar o reprogramar citas.
Registro digital: El registro sin contacto crea un entorno seguro para los pacientes y el personal de la práctica médica. Un proceso de registro digital incluye recordatorios de citas, formularios de evaluación, alertas de texto y permite a los pacientes verificar y realizar cambios en su información.
Portal del paciente: Un portal permite a los proveedores médicos interactuar fácilmente con los pacientes. Un portal del paciente debe incluir elementos como programación de citas, mensajería segura, pago de facturas en línea, registro de pacientes, resúmenes clínicos, resultados de pruebas y oportunidades de educación para el paciente.
Redes sociales integradas: Las prácticas de salud pueden seguir interactuando con pacientes actuales y atraer nuevos pacientes en las redes sociales. Pueden publicar actualizaciones de la práctica, eventos, información educativa y testimonios en el portal del paciente y luego compartir automáticamente en las redes sociales para aumentar el compromiso.
Marketing por correo electrónico: Es importante mantenerse relevante y en la mente de los pacientes. El contacto regular a través de boletines o campañas enfocadas puede ayudar a un proveedor a mostrar logros y entregar mensajes relevantes a los pacientes. El software PRM debe ofrecer segmentación de audiencia por correo electrónico, historial completo de campañas y métricas de rendimiento de correo electrónico.
Mensajería de recordatorio: Los pacientes inactivos son una preocupación común para muchas prácticas médicas. Es una buena estrategia volver a involucrar a los pacientes inactivos a través del contacto. Una solución PRM debe admitir la mensajería de recordatorio automatizada para informar a los pacientes cuándo programar chequeos anuales u otras citas. Los recordatorios automáticos enviados por correo electrónico, texto y teléfono son necesarios para reconectar con pacientes desinteresados.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Gestión de Relaciones con Pacientes (PRM)?
Aprovechar la retroalimentación del paciente: La retroalimentación de los pacientes proporciona información valiosa sobre lo que piensan los pacientes acerca de los servicios de salud. Examinar las tasas de satisfacción del paciente dará una idea de lo que está funcionando bien y lo que necesita mejorar en la forma en que se brinda la atención y cómo se gestiona la práctica.
Rastrear el recorrido del paciente: Un recorrido del paciente es el proceso que atraviesan los pacientes cuando reciben tratamiento. Esto consiste en varias etapas (pre-, durante y post-visita), donde cada etapa consta de uno o más puntos de contacto. Los pacientes pueden ver a múltiples proveedores dentro de la misma red. Un PRM establecerá un enfoque simplificado para rastrear o mapear el recorrido del paciente, que es un plano de los puntos de contacto que un paciente atraviesa en su recorrido de atención médica.
Mejora de los resultados del paciente: Un software PRM permitirá a los pacientes estar más involucrados en su recorrido de atención. Los pacientes tendrán una comunicación más abierta y constante con los proveedores, lo que les ayudará a sentirse más cómodos y empoderados.
Mejora de la comunicación con el paciente: Una solución PRM proporciona múltiples métodos para comunicarse con los pacientes. El software ayuda a automatizar y centralizar las comunicaciones y llegar a los pacientes a través de su método preferido: texto, correo electrónico o teléfono.
Reducir las ausencias: Proporcionar un recordatorio rápido y cortés a los pacientes sobre las citas próximas puede ayudar a mejorar la lealtad del paciente. Muchos pacientes dependen de los recordatorios por conveniencia. Los recordatorios automáticos permiten a los pacientes confirmar, cancelar o reprogramar citas. Estos mensajes ahorrarán tiempo y dinero a la práctica.
Aumento del compromiso del paciente: Un sistema PRM crea oportunidades para conectarse regularmente con los pacientes. Con la ayuda de herramientas PRM, las prácticas médicas estarán posicionadas para ser proactivas y centradas en la atención personalizada. A través de una comunicación continua, los pacientes estarán activamente involucrados en la recopilación de información y la toma de decisiones sobre sus opciones de tratamiento. Los pacientes más comprometidos conducen a una mayor retención de pacientes.
Mejora de la reputación de la clínica: Las herramientas PRM permiten a los usuarios descubrir lo que la gente dice sobre su práctica médica. El software ayuda a priorizar la experiencia del paciente distribuyendo encuestas, respondiendo a reseñas negativas, comprometiéndose a evaluar y analizar los resultados del paciente y construyendo una fuerte presencia en las redes sociales.
Eliminar la carga administrativa: Hay muchas tareas administrativas asociadas con la gestión de relaciones con pacientes. Utilizar un sistema eliminará el papeleo y el trabajo manual costoso y que consume tiempo típicamente asociado con la gestión de pacientes, como enviar correos electrónicos manualmente y hacer llamadas telefónicas individuales.
¿Quién Usa el Software de Gestión de Relaciones con Pacientes (PRM)?
Proveedores de salud: Los proveedores de salud pueden utilizar el software PRM para comunicarse con los pacientes a través de mensajes seguros, agregar notas post-visita, realizar un seguimiento de los medicamentos y problemas médicos de los pacientes, y monitorear el recorrido del paciente.
Personal de oficina médica: El personal de apoyo de salud puede utilizar el software PRM para gestionar citas, recetas, notas y otros datos relacionados con el paciente. Debe haber una opción para crear y mantener un perfil de paciente completo y detallado que pueda usarse para seguimientos y comunicación.
Pacientes: Los pacientes pueden utilizar el PRM para desempeñar un papel activo en su recorrido de atención médica, incluyendo enviar mensajes a su equipo de atención, programar citas, revisar resultados de pruebas y actualizar su información personal.
Software Relacionado con el Software de Gestión de Relaciones con Pacientes (PRM)
Las soluciones relacionadas que pueden usarse junto con la gestión de relaciones con pacientes incluyen:
Software EHR: Los registros de salud electrónicos (EHR), también conocidos como registros médicos electrónicos (EMR), son versiones digitales en tiempo real de la información médica del paciente. El software EHR permite a los profesionales médicos de múltiples organizaciones de salud acceder, ingresar y ajustar los datos del paciente. También permite a los pacientes iniciar sesión en sus perfiles para mantenerse actualizados sobre sus registros médicos. Dado que el software EHR está diseñado para compartir información con múltiples proveedores de salud, como farmacias y laboratorios, el perfil de un paciente puede tener información de todos los profesionales involucrados en la atención del paciente. Cuando los profesionales médicos usan un EHR, tienen una visión más holística de la salud del paciente y podrán servir a sus pacientes de manera más efectiva.
Software de compromiso del paciente: El software de compromiso del paciente facilita el fomento de la participación activa de un paciente en el mantenimiento de su salud, la construcción de una relación colaborativa paciente-doctor y la mejora de la experiencia general del paciente. Los hospitales, prácticas médicas y otras organizaciones de salud están cada vez más sujetos a las mismas expectativas que enfrentan las industrias minorista y hotelera; como resultado, los pacientes esperan compasión, reconocimiento, comunicación inmediata y fácil acceso a la información de sus proveedores de salud.
Software de programación de pacientes: Los hospitales y centros de salud requieren software de programación de pacientes para gestionar citas de pacientes, automatizar flujos de trabajo administrativos y asignar personal médico en consecuencia. Este tipo de software incluye algoritmos de programación que están destinados a reducir el tiempo de espera del paciente. También maneja la comunicación entre pacientes y el personal médico para confirmar sesiones de examen y tratamiento programadas.
Software de admisión de pacientes: Un software de admisión de pacientes facilita la captura eficiente y proactiva de datos del paciente antes de la cita médica de un paciente. Las soluciones de admisión de pacientes minimizan el tiempo que los pacientes pasan en el registro, reducen cualquier error debido a datos escritos a mano, protegen la privacidad del paciente y simplifican la integración de datos del paciente en el EHR. Tanto el personal médico como los pacientes, establecidos y nuevos, se benefician del software. Con el software de admisión de pacientes, se alivian los cuellos de botella del proceso, se aumenta la satisfacción, se reduce la carga de trabajo y se incrementa la productividad.
Software de atención interactiva al paciente: Los sistemas de atención interactiva al paciente (IPC) permiten a los proveedores de salud involucrar, entretener y educar a los pacientes a través de tabletas, dispositivos multimedia, televisores en la habitación y portales de pacientes en línea. Las soluciones IPC inicialmente se referían a las comunicaciones y recursos del cuidador proporcionados al paciente en la cabecera física, pero las soluciones han evolucionado para incluir recursos educativos a los que el paciente y su familia podrían acceder incluso después del alta del hospital. Los pacientes se benefician de la capacidad de los sistemas IPC para disminuir su aislamiento, soledad y confusión. A su vez, los sistemas IPC ayudan a los hospitales y organizaciones de salud a mejorar los resultados del paciente y la calidad de la atención, así como a disminuir las tasas de readmisión.
Software de gestión de casos de pacientes: El software de gestión de casos de pacientes mejora la calidad de la atención y, en última instancia, la experiencia del paciente al optimizar la coordinación de la atención en un hospital, práctica o clínica de atención auxiliar. El software de gestión de casos de pacientes centraliza aspectos de la atención al paciente como la programación, el registro, la planificación del tratamiento y la facturación médica para determinar con precisión el estado de salud de un paciente. Los gestores de casos pueden utilizar el software de gestión de casos de pacientes para facilitar la comunicación y colaboración clínica, así como para ofrecer una mejor atención post-alta. Por lo tanto, los pacientes también se benefician de un software de gestión de casos de pacientes efectivo, que puede ofrecerles herramientas de servicios personalizados similares a un sistema IPC al que habrían tenido acceso durante el tratamiento.
Desafíos con el Software de Gestión de Relaciones con Pacientes (PRM)
Integraciones: Las soluciones de gestión de relaciones con pacientes a menudo tienen integraciones con una variedad de otras aplicaciones externas. Esta opción ahorrará tiempo a los administradores al transferir datos manualmente de un lado a otro a través de aplicaciones de terceros. Los proveedores también pueden cobrar por integraciones adicionales.
Migración de datos: Puede ser difícil mover datos de un producto a otro debido a la exclusividad de la plataforma alojada por el proveedor. Los usuarios pueden enfrentar dificultades para migrar sus datos con éxito. Las preguntas sobre la migración de datos deben abordarse en demostraciones y discusiones con el proveedor.
Seguridad: Las organizaciones de salud necesitan tener un enfoque proactivo hacia la seguridad porque las amenazas de ciberseguridad son reales. Las personas pueden ser el mayor activo para prevenir el cibercrimen. Los líderes deben capacitar a todos los empleados sobre problemas de seguridad. Las violaciones de datos pueden causar serios problemas para la reputación de una organización y resultar en multas debido al incumplimiento de HIPAA.
Capacitación e incorporación: Como cualquier pieza de tecnología, los cursos de capacitación efectivos y la incorporación acelerarán la adopción del software de gestión de relaciones con pacientes. Cuanto más rápido los profesionales y administradores se sientan cómodos con el software, más empoderados se sentirán al utilizar y comunicar sobre la solución. La capacitación regular también reducirá cualquier uso incorrecto, documentación insuficiente o mala comunicación. La capacitación beneficiará al personal cuando se trate de cursos de desarrollo profesional, construcción de competencias y mantenimiento del cumplimiento.
Cómo comprar Software de Gestión de Relaciones con Pacientes (PRM)
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestión de Relaciones con Pacientes (PRM)
Hay muchos aspectos a considerar al elegir un software de gestión de relaciones con pacientes. Hay necesidades únicas a considerar al evaluar el software para comprar: tamaño y cantidad de miembros del equipo, proceso de incorporación, costo del software, opciones de soporte al cliente del proveedor, compatibilidad móvil y personalización son algunos de ellos. Los compradores deben determinar qué conjunto de características ayudará a los usuarios a ser más eficientes y satisfacer las necesidades del proceso de gestión de reclamaciones.
Comparar Productos de Gestión de Relaciones con Pacientes (PRM)
Crear una lista larga
Una lista inicial de posibles soluciones de gestión de relaciones con pacientes debe incluir cualquier producto que cumpla con los requisitos básicos de características. En este punto, los compradores deben apuntar a tener una idea de las opciones que satisfacen sus necesidades esenciales.
Crear una lista corta
Después de crear una lista larga, es hora de mirar cada producto con más detalle para determinar si cumplirá con las necesidades de los proveedores de salud interesados en comprar este software. Esto debe incluir la evaluación de características adicionales de cada producto más allá de las identificadas como esenciales para determinar si la funcionalidad adicional proporcionaría más valor, eficiencias y requisitos de cumplimiento. La escalabilidad es particularmente importante y determinar si se pueden agregar nuevas características en el futuro, como más usuarios o más cursos.
Realizar demostraciones
Las demostraciones son una gran oportunidad para que los compradores vean cómo funciona el software. Solo los proveedores preseleccionados deben ser invitados a demostrar sus soluciones. Las demostraciones deben realizarse en vivo, utilizando el sistema, y no a través de presentaciones de diapositivas y capturas de pantalla. Todos los proveedores deben seguir un escenario predeterminado que simule los procesos comerciales del comprador. Los compradores deben solicitar ver un recorrido desde la perspectiva de todos los usuarios para comprender cómo se ve la interfaz para ambos lados y asegurarse de que sea fácil de usar para todos.
Al reducir la lista de proveedores, los compradores deben considerar preguntas como:
- ¿Cómo funciona el modelo de precios de este producto? ¿Hay costos de capital y recurrentes? ¿Cuáles son los costos anuales de licencia y mantenimiento?
- ¿Qué tan conocido es el proveedor? ¿Tienen una cantidad considerable de clientes en la industria de la salud?
- ¿Se pueden asignar restricciones específicas de usuario dependiendo del tipo de usuario?
- ¿Qué tan bien funciona el software de gestión de relaciones con pacientes en dispositivos móviles?
- ¿Qué tan fácilmente se puede expandir el software de gestión de relaciones con pacientes para admitir un mayor número de usuarios y contenido?
- ¿El software cumple con los protocolos y regulaciones de seguridad y privacidad en el ámbito de la salud?
- ¿Existe un plan de recuperación ante desastres? ¿Dónde se alojan los servidores?
Selección de Software de Gestión de Relaciones con Pacientes (PRM)
Elegir un equipo de selección
Para elegir un equipo de selección, los tomadores de decisiones deben involucrar a expertos en la materia de todos los equipos que utilizarán el sistema. Para cualquier organización, esto probablemente involucrará a profesionales de la salud, personal de oficina, empleados de gestión de reclamaciones y tomadores de decisiones. Un administrador de TI también debe estar presente para opinar sobre preocupaciones técnicas con los productos. El equipo de selección debe ser una representación de las personas que usarán el sistema.
Negociación
Después de centrarse en el producto preferido, es hora de negociar un paquete de precios. Los compradores deben considerar el modelo de precios del software, como si el vendedor cobra una tarifa mensual fija o, más comúnmente, cobra una tarifa basada en cuántos asientos de usuario necesita el comprador. Los compradores también deben notar si pueden negociar para agregar más asientos de usuario a un paquete que de otro modo satisfaría sus necesidades. También podrían considerar negociar un descuento a cambio de firmar un contrato de varios años.
Decisión final
La decisión final debe recaer en los usuarios principales del software, como gerentes y sus empleados. Todas las partes deben considerar si el software es fácil de usar, fácil de implementar, mejora la eficiencia operativa y permite una mejor experiencia del paciente.
