En savoir plus sur Logiciel de messagerie
Qu'est-ce que le logiciel de messagerie électronique ?
Le courrier électronique est la principale porte d'entrée pour la communication interne et externe au sein d'une entreprise. En tant que tel, il est crucial de mettre en place un logiciel qui soit intuitif, organisé, sécurisé et efficace.
Le logiciel de messagerie peut accomplir une variété d'autres tâches pour votre entreprise, telles que le déploiement de campagnes marketing, l'engagement des consommateurs, la définition de rappels de tâches, la discussion avec d'autres employés, la gestion d'un calendrier de réunions, et plus encore. Les considérations pour le choix du logiciel de messagerie à utiliser devraient dépendre de la taille de votre entreprise, de votre secteur d'activité, des exigences de sécurité, de l'espace de stockage et des prix.
Principaux avantages du logiciel de messagerie :
- Envoyer et recevoir des messages commerciaux importants entre employés
- Améliorer la portée avec des campagnes de marketing par e-mail
- Conserver un enregistrement permanent de tous les messages envoyés et reçus
- Envoyer et recevoir des messages commerciaux importants de n'importe où et à tout moment
Pourquoi utiliser un logiciel de messagerie électronique ?
Il existe une infinité de raisons d'implémenter un logiciel de messagerie dans votre entreprise, mais la plus importante est la communication. Que cela signifie transmettre un message important à des collègues ou diffuser le message de votre marque à des clients potentiels, la fonction principale est de transmettre un message.
Le courrier électronique peut également aider à l'engagement des clients. Les plateformes de messagerie personnalisables permettent aux entreprises d'illustrer leur marque et de communiquer la déclaration de mission de leur entreprise. Lorsqu'un client ou un prospect reçoit un e-mail de votre entreprise, vous pouvez transmettre votre message marketing avec des slogans, des logos et des signatures d'e-mail personnalisables. Cela aide à garder votre marque sous les projecteurs.
Le logiciel de messagerie est également le véhicule de toutes vos campagnes de marketing par e-mail, qui peuvent aider à générer des prospects et à attirer plus d'affaires vers votre entreprise. Les tactiques de marketing par e-mail telles que le ciblage des clients et les appels à l'action peuvent aider à gagner plus d'abonnés et se traduire par un retour sur investissement plus élevé.
Qui utilise le logiciel de messagerie électronique ?
Tous les employés de votre entreprise peuvent bénéficier du logiciel de messagerie, car c'est la principale forme de communication pour les documents et messages importants. Cependant, certains employés enverront plus d'e-mails que d'autres. Ces employés peuvent travailler dans des départements tels que :
Marketing
Le courrier électronique a la capacité intégrée d'être envoyé en masse, ce qui en fait le logiciel parfait à utiliser pour les campagnes de marketing de masse. Les équipes marketing recueillent souvent des prospects à partir du CRM de l'entreprise et envoient des campagnes marketing. C'est un excellent moyen de susciter un appel à l'action significatif pour les acheteurs potentiels. Souvent, le marketing par e-mail est également intégré à des logiciels d'IA pour automatiser le marketing par e-mail sur une base planifiée. Cela profite à l'équipe marketing en rendant le processus moins fastidieux et plus efficace.
Service client
Les équipes de service et de réussite client répondent constamment aux demandes par e-mail. Le logiciel de messagerie d'une entreprise devrait inclure des réponses générées automatiquement que ces équipes peuvent utiliser pour alerter les clients que leur demande sera traitée rapidement. La plupart des logiciels de messagerie varient dans leur capacité à personnaliser les réponses générées automatiquement, alors assurez-vous d'évaluer cela avant de choisir un logiciel de messagerie.
RH
Les équipes RH utilisent le courrier électronique pour informer les employés de toute mise à jour liée au bureau. Cela peut inclure des mises à jour de calendrier, des changements de paie, et bien plus encore. Les équipes RH ont besoin d'une solution de messagerie rationalisée pour pouvoir facilement prioriser leurs horaires.
Types de logiciels de messagerie électronique
Client de messagerie
Un client de messagerie est une plateforme logicielle qui vous permet d'accéder à votre courrier électronique sans vous connecter au web. Le logiciel client de messagerie fonctionne via les adresses POP3 et IMAP. Cela signifie que vous pouvez accéder à votre courrier électronique via vos programmes de bureau. Les clients de messagerie offrent l'avantage d'une sécurité supplémentaire avec plus de cryptage pour protéger vos e-mails. Le principal inconvénient ici est que les utilisateurs auront du mal à accéder à leur courrier électronique depuis d'autres ordinateurs, car un client de messagerie est généralement installé sur le bureau de l'utilisateur.
Webmail
Le webmail est une plateforme logicielle qui permet aux utilisateurs d'accéder aux e-mails via un navigateur web. Le principal avantage du webmail est l'accès mobile. Si vous voyagez quelque part et oubliez d'apporter votre ordinateur portable, vous pouvez facilement accéder à votre courrier électronique sur n'importe quel autre ordinateur tant que vous avez accès à Internet. De plus, la plupart des logiciels de webmail ont des suites intégrées qui offrent la création de documents, la visioconférence et d'autres outils accessibles via Internet.
Fonctionnalités de messagerie électronique
Espace de stockage
La plupart des logiciels de messagerie offrent une quantité gratuite d'espace de stockage simplement en s'inscrivant au logiciel. Cela peut généralement varier entre 15 et 50 Go. En fonction de votre budget et de la taille de votre entreprise, le logiciel de messagerie offrira à votre entreprise plus ou moins d'espace de stockage à des prix variables. L'aspect principal à considérer ici est la quantité de courrier électronique que vous recevez quotidiennement et comment cette quantité de courrier électronique peut surcharger votre serveur au fil du temps. Si votre logiciel de messagerie n'offre qu'une quantité limitée d'espace gratuit, cela peut facilement surcharger le serveur et le ralentir.
Carnets d'adresses
Avoir une liste de tous vos contacts clients est un excellent moyen pour votre entreprise de rester organisée. Les informations des clients et les listes de diffusion peuvent facilement être conservées dans le carnet d'adresses intégré d'une solution de messagerie.
Filtres de messagerie
Une fonctionnalité clé de la plupart des plateformes de messagerie est la capacité de filtrer votre boîte de réception afin que vous puissiez facilement trouver les messages les plus pertinents. Le principal avantage pour les entreprises est de bloquer toute menace potentielle d'entrer dans le serveur de l'entreprise ainsi que de filtrer les messages indésirables.
Outils d'intégration basés sur des applications
De nombreuses formes de logiciels de messagerie fournissent des suites de productivité et de collaboration qui sont des ajouts bénéfiques à l'inscription à leur logiciel. Beaucoup de ces fonctionnalités peuvent aider à augmenter l'efficacité du bureau avec des outils tels que la visioconférence, les feuilles de calcul et la création de documents. En fonction de la taille de votre entreprise, cela peut être un excellent moyen de centraliser tous vos besoins de bureau en un seul endroit.
Pièce jointe
Le logiciel de messagerie permet aux utilisateurs de joindre des fichiers lors de l'envoi de messages. Les fichiers peuvent aller de simples documents Word à des présentations détaillées et des vidéos. Le principal avantage pour les entreprises est l'élimination du besoin d'une clé USB pour transporter des données. Au lieu de cela, n'importe qui peut envoyer de gros fichiers via Internet pour accélérer l'efficacité.
Automatisation des e-mails
Un exemple d'automatisation des e-mails est lorsqu'un nouvel utilisateur reçoit un e-mail de bienvenue lors de son inscription, ce qui peut indiquer des instructions sur la façon de commencer à utiliser le site ainsi que toutes les nouvelles fonctionnalités sur lesquelles l'entreprise a travaillé. C'est un grand avantage pour les entreprises, car elles n'ont plus besoin d'envoyer manuellement des e-mails à chaque nouvel utilisateur. Cela aide également à développer la liste d'abonnés de votre entreprise, ce qui contribuera à améliorer les ventes.
IMAP
Un protocole d'accès aux messages Internet (IMAP) est responsable de l'accès mobile que pratiquement toutes les solutions de messagerie fournissent. Cette fonctionnalité est vitale pour les organisations avec une main-d'œuvre à distance ou des employés qui voyagent fréquemment.
Tendances liées au logiciel de messagerie électronique
Interactivité des e-mails
De plus en plus de solutions de messagerie commencent à prendre en charge l'animation, ce qui permet aux entreprises d'insérer des vidéos interactives et des GIF. Les GIF peuvent bénéficier aux entreprises en communiquant leur message de marque de manière engageante et relatable. Si votre entreprise vend un produit qui est mieux affiché par vidéo, alors un GIF peut transmettre votre produit plus efficacement que des mots et des images. Le processus d'utilisation de messages interactifs peut aider à augmenter l'engagement des consommateurs, car les gens sont plus susceptibles de cliquer sur votre e-mail et de se connecter avec votre marque.
Automatisation et segmentation des e-mails
Une grande tendance dans l'automatisation des e-mails est de permettre aux utilisateurs de sélectionner le type de contenu marketing qu'ils reçoivent de votre entreprise. Au lieu que les clients soient rapidement agacés par vos campagnes marketing qui ne leur conviennent pas, ils peuvent segmenter le type de contenu d'e-mail qu'ils souhaitent recevoir. Le principal avantage de cela est une plus grande chance de convertir des prospects en ventes et de garder vos clients sur votre liste de diffusion pendant une longue période.
Problèmes potentiels avec le logiciel de messagerie électronique
Les entreprises à la recherche d'un logiciel de messagerie doivent être conscientes de ces problèmes potentiels :
Spam
Peut-être le plus grand problème avec l'utilisation du logiciel de messagerie est le potentiel de recevoir des e-mails non sollicités, également connus sous le nom de spam. Les e-mails de spam peuvent aller des e-mails commerciaux indésirables aux e-mails malveillants qui tentent de propager des virus à votre ordinateur. Ce problème peut être préjudiciable à la sécurité de vos messages.
Taille des pièces jointes
Il est parfois crucial d'envoyer des e-mails avec de grandes pièces jointes. Certains logiciels de messagerie ne permettent pas d'envoyer des pièces jointes de plus de 25 à 30 Mo, tandis que d'autres solutions permettent des e-mails allant jusqu'à 300 Mo. Si votre entreprise envoie des e-mails qui utilisent beaucoup d'espace, vous voudrez peut-être envisager un logiciel de messagerie qui permet des limites plus grandes sur les pièces jointes.
Sécurité
Le plus grand problème avec l'envoi de courrier électroniquement est le potentiel de logiciels malveillants. Ce logiciel invasif et menaçant, également appelé ransomware, est un type de virus qui ne peut être éradiqué que par un paiement monétaire. Les entreprises doivent s'assurer qu'elles ont une équipe de sécurité active pour rester vigilantes, ou elles doivent installer des précautions appropriées.
Délivrabilité
La délivrabilité des e-mails est le nombre d'e-mails que vous envoyez qui atteignent réellement une boîte de réception. Cela est important pour les initiatives commerciales (comme les campagnes marketing) qui doivent atteindre une longue liste d'acheteurs potentiels. Un logiciel de messagerie réputé sera plus susceptible d'envoyer des e-mails via des FAI de confiance. Cela garantira que les e-mails ne rebondissent pas et ont un taux de délivrabilité élevé.
Logiciels et services liés au logiciel de messagerie électronique
Le logiciel de messagerie est le point de départ pour une variété d'outils marketing qui peuvent accompagner le logiciel. Ceux-ci peuvent aller des logiciels qui aident à l'engagement des utilisateurs, à la génération de prospects, et aux campagnes de marketing de masse.
Marketing par e-mail
L'équipe marketing d'une entreprise peut utiliser le courrier électronique pour envoyer des promotions, des mises à jour et des abonnements à des newsletters à un nombre infini d'acheteurs potentiels. Sans avoir déjà un logiciel de messagerie en place, les outils de logiciels de marketing par e-mail ne peuvent pas être ajoutés aux initiatives marketing de votre entreprise. Comme indiqué précédemment, le marketing par e-mail fournit constamment le retour sur investissement le plus élevé, il est donc important pour l'équipe marketing d'utiliser ce logiciel.
Suivi des e-mails
Le logiciel de suivi des e-mails permet aux utilisateurs de suivre les e-mails et de collecter des analyses, telles que les taux d'ouverture des e-mails, le volume de clics sur les liens dans les e-mails, et le nombre de téléchargements de pièces jointes d'e-mails. Cela est le plus souvent utilisé pour améliorer l'engagement des clients, augmenter les ventes, et maximiser le potentiel d'engagement des prospects.
E-mail transactionnel
Le logiciel d'e-mail transactionnel fait référence aux outils qui envoient des e-mails en réponse à des actions préétablies prises par les destinataires. Quelques exemples incluent un e-mail de bienvenue après la création d'un nouveau compte de réseau social, un reçu par e-mail d'une transaction de commerce électronique, ou un e-mail pour un nouvel abonnement à une newsletter. Les entreprises utilisent ces outils pour automatiser les e-mails personnalisés au fur et à mesure que les transactions se produisent. Les organisations utilisent le logiciel d'e-mail transactionnel pour suivre des métriques telles que les e-mails envoyés, reçus, ouverts, et rebondis. Les outils d'e-mail transactionnel sont utiles pour les équipes de rétention client, de vente, de marketing, et de relations publiques.
Test A/B
Le logiciel de test A/B peut être utilisé pour tester laquelle des deux options de campagne par e-mail sera la plus réussie. Au cours de ce processus, deux variations d'une campagne par e-mail sont envoyées à deux groupes de destinataires différents. Le groupe qui a le taux de clics le plus élevé sur votre campagne par e-mail indiquera laquelle sera la plus réussie. Les résultats peuvent indiquer le taux d'ouverture, le taux de clics, et le nombre d'abonnés qui ont été influencés par votre campagne par e-mail. C'est un excellent outil pour garantir que vous mettez en place une campagne marketing efficace qui générera plus de revenus et des clients plus satisfaits.
