Scopri di più su Software per lavagna collaborativa
Che cos'è il software di lavagna collaborativa?
Il software di lavagna collaborativa, a volte chiamato lavagna digitale, online o virtuale, fornisce una tela digitale che può essere modificata simultaneamente da più partecipanti. Le lavagne collaborative sono dotate di molteplici funzionalità per supportare la capacità dell'utente di rappresentare visivamente le proprie idee, inclusi pennelli, colori, forme, immagini e modelli. Questi strumenti di collaborazione sono incredibilmente flessibili e le aziende possono facilmente utilizzarne uno per una miriade di scopi. Gli usi più comuni di questo tipo di software includono, ma non sono limitati a, gestione dei progetti, visualizzazione del flusso di lavoro, gestione delle riunioni e sessioni di brainstorming.
Quali sono le caratteristiche comuni del software di lavagna collaborativa?
Di seguito sono riportate alcune caratteristiche fondamentali del software di lavagna collaborativa che possono aiutare gli utenti a collaborare simultaneamente e da remoto:
Disegno a mano libera: La caratteristica principale delle lavagne collaborative è la capacità per gli utenti di disegnare a mano libera. La maggior parte delle lavagne digitali consente agli utenti di modificare il proprio strumento di disegno fornendo diverse larghezze di pennello, trame e colori. Il disegno a mano libera è la caratteristica fondamentale all'interno di una lavagna collaborativa e la maggior parte delle aziende che cercano di sfruttarne una ha in mente questa caratteristica per facilitare la collaborazione in tempo reale del team.
Risorse predefinite: La maggior parte delle soluzioni di lavagna collaborativa fornisce risorse preimpostate che gli utenti possono utilizzare su una tela, comprese forme, immagini ed emoji. Le risorse predefinite sono utili per consentire agli utenti di rappresentare rapidamente un'idea su una tela senza doverla disegnare da soli.
Chat in tempo reale: Alcune lavagne collaborative sono principalmente destinate a facilitare la collaborazione remota simultanea piuttosto che la collaborazione co-locata. Le soluzioni remote spesso forniscono una chat live in tempo reale a cui possono accedere i membri del team che utilizzano la stessa tela. Questo consente ai team remoti di comunicare tramite testo mentre utilizzano la lavagna.
Commenti: Molti team sfruttano il software di lavagna collaborativa per facilitare la collaborazione asincrona poiché le lavagne possono essere modificate da più utenti in momenti diversi. Una caratteristica che molte lavagne online forniscono per supportare questo caso d'uso è la capacità di commentare per gli utenti. Le lavagne virtuali con questa caratteristica danno agli utenti la possibilità di lasciare annotazioni su parti della tela stessa affinché i loro compagni di squadra le leggano in seguito. Alcune lavagne offriranno una funzione di nota adesiva per raggiungere lo stesso obiettivo.
Modelli: Alcune lavagne collaborative vengono fornite con modelli preimpostati per tipi specifici di tabelle o diagrammi, inclusi mappe mentali, bacheche Kanban e mappe delle storie utente. I modelli sono utili per fornire il quadro per esercizi di brainstorming specifici o tecniche di pianificazione dei progetti.
Condivisione dello schermo: Alcune lavagne digitali includeranno anche funzionalità di condivisione dello schermo all'interno della loro offerta. Gli utenti possono sfruttare questa caratteristica per condividere informazioni da un'app o un browser con i loro compagni di squadra senza lasciare la lavagna. La condivisione dello schermo e la lavagna collaborativa possono anche essere caratteristiche secondarie del software di videoconferenza e delle piattaforme di collaborazione visiva, quindi gli acquirenti che cercano entrambe queste capacità possono trovare soluzioni potenziali anche lì.
Quali sono i vantaggi del software di lavagna collaborativa?
Le lavagne collaborative sono flessibili per natura, il che consente alle aziende di sfruttarle in molti contesti diversi. Le lavagne digitali sono ben adatte a supportare molteplici tipi di collaborazione, quindi le aziende possono utilizzarle in diversi scenari e casi d'uso.
Collaborazione flessibile in tempo reale: Mentre molti strumenti di collaborazione supportano la collaborazione in tempo reale, le lavagne virtuali si adattano in modo univoco a una nicchia per la collaborazione flessibile e aperta. Poiché non esiste un caso d'uso rigoroso per le lavagne online, i team possono decidere come vogliono sfruttarne una in base al tipo di riunione o attività.
Collaborazione asincrona: Una caratteristica chiave delle lavagne online è la capacità per gli utenti di apportare modifiche o aggiornamenti in momenti diversi. La capacità di collaborare efficacemente in modo asincrono è utile per i team con orari variabili o distribuiti su più fusi orari.
Collaborazione visiva: Pochi strumenti di collaborazione forniscono la capacità di collaborazione visiva che offrono le lavagne digitali. Mentre molte soluzioni connettono i team tramite canali di testo o voce, le lavagne collaborative consentono ai team di rappresentare visivamente e registrare le loro idee e processi di pensiero.
Chi utilizza il software di lavagna collaborativa?
Le lavagne collaborative non hanno un caso d'uso prestabilito e, di conseguenza, sono altamente flessibili. Potenzialmente qualsiasi tipo di team potrebbe trovare un uso per una lavagna digitale, sia per la gestione dei progetti, la gestione delle riunioni o per fare brainstorming. Tuttavia, ci sono alcuni casi d'uso in cui le lavagne collaborative sono particolarmente pertinenti.
Team creativi: All'interno di un'azienda, il caso d'uso più ovvio per una lavagna collaborativa è all'interno dei team creativi. I dipartimenti creativi, inclusi design del prodotto, esperienza utente e team di marketing, gestiscono già compiti creativi visivi. Le lavagne interattive possono essere uno strumento efficace per la pianificazione dei progetti, la creazione di mock-up e mappe delle storie utente e il brainstorming visivo.
Team remoti: Il lavoro remoto sta diventando più diffuso e molti nella forza lavoro hanno l'opzione di lavorare da remoto per parte o tutto il tempo. Mentre il lavoro remoto offre molti vantaggi, la collaborazione organica tra team co-locati può essere difficile da replicare in un ambiente virtuale. Le lavagne virtuali supportano la collaborazione del team all'interno dei team remoti consentendo loro di collaborare visivamente. Molti team remoti utilizzano anche lavagne collaborative come spazio per condividere idee e fornire aggiornamenti in sostituzione di una sala relax aziendale.
Contesti scolastici: Le lavagne collaborative possono sostituire una lavagna fisica sia in contesti scolastici fisici che virtuali. Le aule fisiche possono beneficiare di una lavagna digitale a cui studenti e insegnanti possono contribuire e che può essere salvata per riferimento futuro. Alcune aule in presenza utilizzano anche una lavagna digitale fisica come analogo hardware per una lavagna fisica tradizionale. Anche i contesti scolastici remoti stanno diventando sempre più comuni; le lavagne interattive possono aiutare a mantenere gli studenti coinvolti e fornire uno spazio condiviso per condividere idee e fare brainstorming per le attività di classe.
Quali sono le alternative al software di lavagna collaborativa?
Le alternative al software di lavagna collaborativa possono sostituire questo tipo di software, sia parzialmente che completamente:
Software di diagrammazione: Gli strumenti di diagrammazione sono molto simili alle lavagne online nelle funzionalità che forniscono. Tuttavia, i primi sono più interessati specificamente alla creazione di diagrammi mentre le lavagne offrono un'espressione di idee più libera.
Software di mappatura mentale: Il software di mappatura mentale è destinato specificamente alla creazione di mappe mentali. Come il software di diagrammazione, gli strumenti di mappatura mentale supportano un tipo specifico di collaborazione visiva. Le aziende dovrebbero considerare l'ampiezza e la profondità di ciò che si aspettano di creare in uno strumento di collaborazione visiva prima di decidere su una categoria di software da perseguire.
Piattaforme di collaborazione visiva: Le piattaforme di collaborazione visiva prendono le caratteristiche di base delle lavagne collaborative e le espandono aggiungendo canali di comunicazione integrati e integrazioni più profonde con altre soluzioni software. Mentre le piattaforme di collaborazione visiva forniscono tutte le caratteristiche di una lavagna digitale, non tutte le aziende cercano la funzionalità estesa fornita da una piattaforma di collaborazione visiva.
Software di videoconferenza: Come le piattaforme di collaborazione visiva, alcune soluzioni di software di videoconferenza includono una funzione di lavagna all'interno della loro offerta. Tuttavia, poiché queste lavagne sono integrate in piattaforme di videoconferenza più grandi, gli utenti potrebbero non avere la possibilità di accedervi a meno che non siano in una video chat. Inoltre, queste lavagne integrate potrebbero non fornire una funzionalità estesa come le soluzioni di lavagna autonome.
Sfide con il software di lavagna collaborativa
Le soluzioni software possono presentare le proprie sfide.
Richiede un solido piano di implementazione: Come accennato in precedenza, le lavagne collaborative sono aperte nel modo in cui possono essere utilizzate. Sebbene ciò consenta loro di essere sfruttate in molti contesti e da diversi tipi di team, le aziende senza un piano di implementazione concreto potrebbero trovarsi a sprecare capitale. Senza un caso d'uso specifico, i dipendenti potrebbero abbandonare lo strumento del tutto se non trovano un uso personale per esso. Per evitare ciò, le aziende dovrebbero integrare l'uso di una lavagna collaborativa nei loro processi e flussi di lavoro per garantire l'adozione della soluzione software.
Quali aziende dovrebbero acquistare il software di lavagna collaborativa?
Poiché le lavagne collaborative non hanno un caso d'uso prestabilito, praticamente qualsiasi azienda o impresa potrebbe trovare un uso per una all'interno dei propri processi. Ci sono team specifici o tipi di aziende che potrebbero avere un bisogno più ovvio di lavagne virtuali, ma queste soluzioni sono abbastanza aperte per natura che le aziende potrebbero facilmente trovare un uso per una.
Come acquistare il software di lavagna collaborativa
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di lavagna collaborativa
Sebbene la maggior parte delle opzioni di lavagna collaborativa fornisca le stesse funzionalità di base, ci sono ancora alcune considerazioni che le aziende dovrebbero valutare quando decidono quali prodotti perseguire. In particolare, le aziende dovrebbero considerare le seguenti domande specifiche per le lavagne collaborative:
- Stiamo cercando uno strumento autonomo o siamo aperti a lavagne virtuali integrate in altre soluzioni come il software di videoconferenza?
- Le nostre esigenze potrebbero essere soddisfatte con una soluzione più mirata come uno strumento di diagrammazione o mappatura mentale?
- I nostri requisiti sono abbastanza ampi o profondi da far sì che le nostre esigenze sarebbero meglio soddisfatte con una piattaforma di collaborazione visiva più ampia?
- Quali caratteristiche chiave sono caratteristiche indispensabili per noi al di fuori del disegno a mano libera (condivisione dello schermo, modelli preimpostati, ecc.)?
Oltre a queste domande, le aziende dovrebbero anche valutare le considerazioni comuni sull'acquisto di software come il numero di posti richiesti, i prezzi e il modello di pagamento.
Confronta i prodotti di software di lavagna collaborativa
Crea una lista lunga
Basandosi sulla raccolta dei requisiti, le aziende devono mettere insieme un elenco di non più di 10 prodotti che si qualificano. Utilizzare G2 è un ottimo modo per restringere quali prodotti in una categoria soddisfano i requisiti di un'azienda. Gli utenti possono filtrare i prodotti in una categoria in base alle funzionalità che forniscono, alla disponibilità dei prezzi e alla dimensione aziendale dei revisori.
Crea una lista breve
Dopo aver creato una lista lunga, gli acquirenti dovrebbero creare una lista breve per restringere le opzioni dell'azienda. Un modo per iniziare è eliminare le opzioni che sono fuori budget o non forniscono caratteristiche indispensabili. Questo è anche un buon momento per iniziare a contattare i fornitori con un RFI, e le loro risposte possono restringere ulteriormente le opzioni se i fornitori non forniscono informazioni soddisfacenti o non possono soddisfare particolari esigenze aziendali.
Condurre dimostrazioni
Una volta che un'azienda ha una lista breve di prodotti che soddisfano i loro requisiti, può iniziare a contattare i fornitori di software per dimostrazioni del loro prodotto. Le dimostrazioni forniscono informazioni chiave sulla fattibilità di una soluzione software all'interno di un'azienda, quindi gli acquirenti devono prendere appunti sulla dimostrazione e pensare criticamente ai punti di forza e di debolezza del software. Nel caso di una lavagna collaborativa, è cruciale prendere nota della facilità d'uso del prodotto e di eventuali limitazioni che il prodotto potrebbe avere (numero limitato di lavagne salvate, controlli amministrativi, ecc.).
Selezione del software di lavagna collaborativa
Scegli un team di selezione
Un team di selezione dovrebbe iniziare con uno sponsor esecutivo per fornire supporto dalla leadership aziendale e un project manager per gestire la logistica del processo di acquisto del software. Questo team dovrebbe includere anche esperti di materia all'interno dell'organizzazione e coloro che utilizzeranno il software come parte del loro lavoro.
Per le organizzazioni che cercano di sfruttare le lavagne collaborative in un contesto scolastico, può essere utile fare affidamento sulle recensioni degli utenti da parte degli studenti per un prodotto per informare quella prospettiva. Se possibile, può essere utile lasciare che gli studenti provino un prodotto di lavagna per garantire che il team di selezione abbia quante più informazioni possibili con cui lavorare.
Negoziazione
Prima di firmare un contratto, è utile verificare se sono disponibili sconti. Gli acquirenti devono esplorare le opzioni di pagamento e i servizi di implementazione e onboarding anche durante questo periodo.
Decisione finale
Dopo che un'azienda ha trovato la soluzione di lavagna di sua scelta, i passaggi successivi possono variare a seconda del fornitore. Alcuni fornitori richiedono ai loro clienti di firmare un contratto insieme all'acquisto della loro soluzione. Tuttavia, molte lavagne collaborative sono disponibili come soluzioni SaaS leggere e molti di questi prodotti non richiederanno a un cliente di firmare alcun documento lungo. In effetti, alcune soluzioni nello spazio sono disponibili gratuitamente come applicazione browser o software open-source.
