Scopri di più su Software di fatturazione
Che cos'è il software di fatturazione?
Il software di fatturazione e di emissione di fatture offre una gamma di funzionalità che sono fondamentali per la raccolta dei ricavi, l'obiettivo finale di tutte le aziende di successo. Queste soluzioni di fatturazione possono variare in ampiezza di capacità o mirare a diverse professioni e dimensioni aziendali, ma ciascuna offre la possibilità di semplificare e automatizzare il flusso di lavoro di fatturazione e di emissione di fatture. Raccogliere pagamenti dai clienti può essere una lotta, quindi migliorare il processo di fatturazione e aumentare la facilità di raccolta per garantire pagamenti tempestivi è sempre vantaggioso.
Il software di fatturazione consente agli utenti di creare una fattura che verrà successivamente inviata a un cliente per raccogliere il pagamento. Spesso, le soluzioni di fatturazione offrono modelli di fattura predefiniti per gli utenti che cercano layout di fattura semplici e diretti. Possono anche offrire un creatore di fatture per le aziende interessate a creare fatture personalizzate, che possono essere marchiate e personalizzate per adattarsi ai criteri di un'azienda. Una volta creata la fattura, gli utenti possono scegliere di stampare e inviare la fattura per posta; tuttavia, la fatturazione online è più ampiamente utilizzata nel mondo degli affari di oggi.
Gli utenti possono impostare promemoria di fattura che avvisano il cliente che una data di scadenza del pagamento si avvicina, assicurandosi che siano consapevoli di ciò che devono e aiutando a prevenire il processo di raccolta. I clienti possono rispondere alle richieste di pagamento sul posto, sia tramite un gateway di pagamento che direttamente tramite la fattura, con una varietà di diversi metodi di pagamento. Questo include carte di credito o altre forme di pagamenti elettronici, che possono essere impostati per ricorrere mensilmente o su base di abbonamento.
Per le aziende basate su progetti e servizi, viene offerta la funzionalità di tracciamento del tempo per registrare le ore lavorate e fatturare di conseguenza. Le tariffe orarie possono essere regolate in base al progetto o al dipendente; le spese associate a detto progetto e dipendente possono essere documentate anche. Una volta registrate tali informazioni, le fatture possono essere inviate e i pagamenti raccolti.
La fatturazione si inserisce nell'ecosistema generale del software di contabilità ed è solo un aspetto della gestione finanziaria. Queste soluzioni generalmente si integrano con altri strumenti di contabilità, ERP o CRM per ottenere maggiori approfondimenti e trasparenza nei processi aziendali. Man mano che un'azienda cresce la sua base clienti, il software di fatturazione fornisce un'unica posizione centrale per tutte le esigenze di fatturazione e raccolta, consentendo alle aziende di rimanere organizzate e al passo con le loro finanze e la gestione complessiva dei ricavi.
Perché utilizzare il software di fatturazione?
Le ragioni per utilizzare il software di fatturazione sembrano semplici all'inizio; in realtà, le soluzioni di fatturazione offrono una gamma di vantaggi per i dipartimenti di contabilità e le aziende. I problemi aziendali che il software di fatturazione e di emissione di fatture risolve vanno dall'organizzazione di base delle fatture, alla raccolta automatizzata, alla semplificazione della registrazione e del tracciamento, e persino al miglioramento delle relazioni con i clienti.
Migliorata organizzazione – Quando un'azienda ha più clienti, può essere difficile tenere traccia di tutte le fatture. È qui che entra in gioco il software di fatturazione e di emissione di fatture. Le soluzioni di fatturazione forniscono un'unica posizione centrale per tutte le fatture, in modo che i contabili non debbano mai affannarsi a trovare documentazione relativa a bollette pagate o non pagate. Questo hub di fatturazione assicura che le aziende possano tenere meglio traccia di tutti i clienti e di dove si trovano con i loro pagamenti. Questo aiuta le aziende a migliorare le relazioni con i clienti attraverso la capacità di seguire regolarmente e richiedere pagamenti quando sono dovuti. Aiuta anche i dipartimenti di contabilità clienti a tracciare tutte le finanze in entrata per una migliore contabilità complessiva. Se un'azienda non utilizza un sistema di gestione dei pagamenti, come un software di fatturazione e di emissione di fatture, allora i dipartimenti di contabilità passeranno ore solo cercando di organizzare le fatture, per non parlare di capirle.
Automazione della fatturazione – Prima dell'automazione della fatturazione, le aziende avrebbero solitamente dovuto creare fatture in un software di creazione di documenti di base (come Microsoft Word), stampare la fattura e inviarla per posta a un cliente. Quel cliente avrebbe solitamente dovuto scrivere un assegno e inviarlo per posta all'azienda. Tuttavia, il software di fatturazione e di emissione di fatture consente agli utenti di automatizzare questo processo dall'inizio alla fine. Gli utenti possono creare fatture online e inviarle ai clienti istantaneamente via email o tramite un portale clienti. Questa fatturazione online consente ai clienti di pagare istantaneamente tramite l'applicazione, e l'azienda riceve il suo denaro istantaneamente. Questa automazione fa risparmiare tempo e sforzi alle aziende e consente capacità di tracciamento aumentate. Il più grande problema aziendale risolto con l'automazione della fatturazione è tentare di eliminare pagamenti in ritardo o mancati da parte dei clienti. Facendo così, le aziende possono raccogliere denaro in tempo e aiutare a migliorare la crescita dei ricavi mese dopo mese, trimestre dopo trimestre e anno dopo anno per una valutazione aumentata.
Registrazione e tracciamento più facili – Integrando il software di fatturazione e di emissione di fatture con il software di contabilità, gli utenti possono facilmente tenere traccia dei registri contabili end-to-end. Il software di fatturazione traccia specificamente tutte le spese e i registri dalla creazione della fattura al pagamento da parte del cliente. Questo fornisce maggiore trasparenza per le aziende e consente una contabilità accurata fino alla fine del ciclo di fatturazione. Queste soluzioni forniscono anche approfondimenti sulla situazione finanziaria dei clienti, che è un grande vantaggio quando i clienti sono impostati per la fatturazione su abbonamento.
Migliorate relazioni con i clienti – Inviare avvisi tempestivi ai clienti con saldi in sospeso non è solo un buon modo per garantire pagamenti tempestivi; è anche un modo per contattare e costruire relazioni con i clienti. Si potrebbe credere che queste notifiche siano irritanti, ma in realtà, i clienti vogliono pagare in tempo, quindi essere proattivi in questo scenario è utile. Inoltre, i portali clienti offrono un modo per i contabili di entrambe le parti della fattura di conversare rapidamente, nonché un modo per le aziende di fornire un rapido servizio clienti. Rimanendo al passo con le richieste di fatturazione, le aziende possono mantenere relazioni positive con i clienti e ricevere pagamenti tempestivi.
Chi utilizza il software di fatturazione?
Il software di fatturazione e di emissione di fatture è utilizzato da un numero di diversi dipendenti all'interno di un'organizzazione. Il ruolo principale che utilizza le soluzioni di fatturazione sono i contabili. Un contabile è un titolo ampio, ma spesso i contabili interni sono responsabili dei conti da pagare e dei conti da ricevere, il che significa che sono tenuti a raccogliere pagamenti dai clienti. Coloro che sono specificamente incaricati della raccolta possono essere considerati coordinatori di fatturazione o specialisti della raccolta. Alcune grandi imprese possono impiegare analisti di fatturazione per aiutare a prevedere e pianificare in base alla storia di fatturazione e ricavi.
Per i servizi professionali, un project manager può essere incaricato di fatturare i clienti. Questo viene fatto in base a progetti specifici, a quanto tempo è stato speso su un progetto e al costo orario per il cliente. Il project manager può essere incaricato di lavorare con il cliente e garantire che i pagamenti tempestivi arrivino, indipendentemente dal progresso del progetto.
Nel mondo sanitario, i fatturatori e codificatori medici sono incaricati di raccogliere pagamenti in sospeso. Questa è una forma di raccolta di fatturazione molto più complessa e regolamentata a causa delle richieste di assicurazione e delle complicazioni incluse con quel lato del business. Per le pratiche private più piccole, il medico o l'amministratore dell'ufficio può essere incaricato di presentare richieste di assicurazione e raccogliere pagamenti. Altre pratiche possono esternalizzare a servizi di fatturazione medica.
I proprietari di piccole imprese possono essere quelli incaricati di raccogliere pagamenti se l'azienda non è abbastanza grande da avere il proprio team di contabilità. Spesso, questi utenti avranno uno strumento di contabilità per piccole imprese che offre fatturazione online e modelli di fattura. Queste soluzioni sono costruite per coloro che non hanno l'esperienza di contabili o specialisti della raccolta.
Tipi di software di fatturazione
Software di fatturazione medica – Il software di fatturazione medica è utilizzato da ospedali, studi medici, strutture di assistenza domiciliare e altre istituzioni mediche per creare, distribuire e gestire bollette e fatture per i servizi che forniscono ai pazienti.
A causa dei requisiti unici del settore medico e per incoraggiare la conformità con le normative sulla privacy medica, come l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), si raccomanda che le istituzioni mediche utilizzino una soluzione di software di fatturazione medica piuttosto che un software di fatturazione e di emissione di fatture più generale che può essere utilizzato in qualsiasi settore. Questi strumenti offrono funzionalità specifiche che sono particolarmente utili per i fatturatori e codificatori medici, che devono codificare le cartelle cliniche dei pazienti dopo il trattamento e avviare richieste di assicurazione.
Gli strumenti di fatturazione medica sono spesso configurati per integrarsi facilmente con altri strumenti fondamentali per gestire un ospedale o una pratica medica, come strumenti EHR e software di gestione delle pratiche mediche. Gli strumenti di gestione delle pratiche mediche spesso includono anche funzionalità di fatturazione e di emissione di fatture native, eliminando la necessità di uno strumento di fatturazione medica autonomo. La decisione di utilizzare un prodotto di fatturazione medica autonomo o uno strumento di gestione delle pratiche mediche dipende in gran parte dal numero di medici, pazienti e procedure condotte all'interno della pratica, con uffici o pratiche di medie e grandi dimensioni che sono al livello di maturità per considerare uno strumento più completo.
Software di fatturazione legale – Il software di fatturazione legale è uno strumento critico e fondamentale per qualsiasi studio legale. Questo software consente agli avvocati di calcolare le ore fatturabili e generare fatture per garantire che il pagamento venga richiesto per i servizi forniti. Il software di fatturazione legale può essere utilizzato da avvocati che lavorano indipendentemente, interi studi legali o da dipartimenti legali all'interno di una più grande organizzazione.
Gli studi legali solitamente fatturano a ore, e come tali le funzionalità di tracciamento del tempo sono importanti da cercare in questo tipo di software di fatturazione e di emissione di fatture. Questi strumenti forniscono funzionalità di fatturazione focalizzate sul legale come la tariffa di ritenuta e la funzionalità di tariffa divisa, nonché la possibilità di creare standard utente basati sul ruolo lavorativo della persona il cui tempo viene fatturato. Inoltre, forniscono funzionalità di codifica delle attività native che si allineano direttamente con i codici di attività basati su compiti uniformi dell'American Bar Association. Automatizzare l'uniformità delle informazioni di fatturazione aiuta a servire più facilmente clienti e aziende che vogliono tracciare i benchmark dei costi legali o tracciare più da vicino le spese legali. Ciò che sarebbe stato un compito amministrativo ampiamente manuale in passato, o con strumenti di fatturazione più generali, diventa semplificato e automatizzato con il software di fatturazione legale.
Il tipo di software di fatturazione legale che è giusto per te o per la tua azienda dipenderà in gran parte dal tipo di operazione legale che gestisci. I professionisti solitari, i piccoli studi e i grandi studi avranno tutti esigenze diverse quando si tratta delle funzionalità del software di fatturazione e di emissione di fatture legali. Le funzionalità di fatturazione legale sono spesso incluse nel software di gestione delle pratiche legali, che fornisce strumenti per gestire le operazioni quotidiane di uno studio legale (inclusa la funzionalità per la gestione dei casi e la gestione dei clienti, tra le altre funzionalità) oltre alla fatturazione legale.
Software di fatturazione per piccole imprese – In una piccola impresa, il tempo è una delle risorse più preziose, e i team di contabilità potrebbero sempre usarne di più. Le piccole imprese spesso si affidano a un singolo contabile, o a un piccolo team, per gestire la fatturazione e l'emissione di fatture, i conti da pagare e da ricevere, e bilanciare il libro mastro generale dell'azienda, tra una miriade di altri compiti per mantenere le finanze in ordine. Il software di fatturazione per piccole imprese può aiutare ad alleviare parte della pressione quando si tratta di semplificare i processi di fatturazione e raccolta.
Per mantenere a galla una piccola impresa, pratiche di fatturazione efficienti e strettamente monitorate sono un must. Questi strumenti offrono frequentemente funzionalità per il tracciamento del tempo, le date di scadenza delle fatture e i promemoria, i calcolatori fiscali e altro ancora. Queste automazioni, compiti templatizzati e promemoria aiutano un contabile impegnato che è potenzialmente sovraccarico. Il software di fatturazione per piccole imprese è tipicamente una soluzione puntuale (uno strumento che fornisce solo funzionalità di fatturazione), ma ci sono anche strumenti di contabilità per piccole imprese che introducono automazioni nel processo di gestione finanziaria end-to-end di una piccola impresa, incluso il processo di fatturazione e raccolta.
Ci sono un certo numero di prodotti di software di fatturazione gratuiti, o prodotti che offrono una prova gratuita, che possono essere utili per una piccola azienda che sta appena iniziando e che non conosce l'estensione degli strumenti necessari o che cerca di limitare le spese. Queste offerte sono tipicamente versioni semplificate con un forte focus sulla semplicità e facilità d'uso.
Software di fatturazione basato su inventario – Le aziende che vendono beni fisici possono voler considerare l'acquisto di uno strumento di software di fatturazione basato su inventario. Come menzionato sopra, molti prodotti di software di fatturazione sono orientati alla fatturazione delle ore o dei servizi. Tuttavia, le aziende che mantengono un inventario e vendono beni possono voler considerare uno strumento di fatturazione basato su inventario con funzionalità specifiche per il loro caso d'uso.
Caratteristiche del software di fatturazione
Le caratteristiche del software di fatturazione e di emissione di fatture hanno molti vantaggi; tuttavia, la maggior parte si ricollega alla semplice soluzione che questi prodotti aiutano a minimizzare i pagamenti in ritardo o mancati, oltre a ottimizzare e automatizzare l'intero processo di raccolta. I seguenti sono tutti motivi per cui le aziende dovrebbero adottare il software di fatturazione:
Creazione di fatture – Il software di fatturazione offre agli utenti una creazione di fatture facile e semplice, mentre prima del software di fatturazione, gli utenti erano tenuti a costruire manualmente ogni fattura. Invece di questo processo laborioso, i modelli di fattura nel software di fatturazione consentono una creazione di fatture rapida e semplificata. Fornendo modelli di fattura predefiniti, gli utenti possono creare rapidamente una fattura da inviare a un cliente.
Se si desidera personalizzare una fattura, è possibile includere una varietà di informazioni personalizzate, come un logo, l'indirizzo dell'azienda, i colori del marchio aziendale e qualsiasi altra informazione necessaria richiesta nel modulo. Ulteriori informazioni sulla fattura possono includere ricevute per dimostrare le spese e le aliquote fiscali, tra gli altri campi. Ciascuna di queste personalizzazioni aiuta a garantire che un'azienda riceva tutte le informazioni formali richieste per fatturare un cliente.
Fatturazione online – Prima del software di fatturazione, le aziende dovevano non solo creare manualmente le loro fatture, ma anche inviarle per posta. Questo richiedeva un considerevole lasso di tempo e rendeva le raccolte per la fine del mese, del trimestre e dell'anno dispendiose in termini di tempo. Se un'azienda preferisce stampare le fatture e inviarle per posta, molti prodotti offrono la possibilità di stampare; con l'uso del software di fatturazione, le aziende possono inviare istantaneamente una fattura a un cliente tramite fatturazione online. Questo consente la fatturazione simultanea ai clienti in tutto il mondo. Le aziende possono raccogliere rapidamente, perché i clienti possono inviare il pagamento direttamente tramite la fattura, indipendentemente dalla loro posizione. Questo è particolarmente conveniente per le aziende globali perché il software di fatturazione può registrare i registri finanziari in tutte le valute e convertire in un totale complessivo. La semplificazione del processo di fatturazione è un grande vantaggio per le aziende e un motivo chiave per cui le aziende scelgono il software di fatturazione.
Promemoria automatici – Se un avvocato o un project manager ha un cliente, potrebbe non essere un peso chiamare detto cliente e informarsi sul pagamento delle bollette ogni mese; per le aziende con centinaia o migliaia di clienti, può essere un grande fastidio. Il software di fatturazione consente agli utenti di impostare avvisi automatici che inviano promemoria ai clienti prima che i loro pagamenti siano in ritardo. Impostando questi avvisi automatici per tutti i clienti, il team di contabilità di un'azienda non deve mai preoccuparsi di ricordare chi hanno o non hanno sollecitato a pagare le loro bollette. Inoltre, nessuno deve prendersi il tempo della giornata per chiamare e infastidire un cliente per denaro. Questi promemoria automatici aiutano a garantire che un'azienda perda meno pagamenti dai suoi clienti.
Stime – Simile alla creazione di fatture, molte soluzioni di fatturazione consentono agli utenti di creare stime tramite l'uso di modelli predefiniti e molte opzioni di personalizzazione. Il vantaggio di creare stime all'interno del software di fatturazione è che se il cliente accetta l'offerta, l'utente può trasformare l'offerta in una fattura rapidamente e senza problemi, senza dover ricreare tutte le informazioni sulla fattura. Registrando la storia delle stime, le aziende possono tracciare i tassi di accettazione e rivalutare le tattiche di prezzo e sconto per ottimizzare l'acquisizione di nuovi affari.
Fatturazione ricorrente – Per i clienti a lungo termine, le aziende possono utilizzare il software di fatturazione per impostare pagamenti ricorrenti che addebitano automaticamente i clienti in una cadenza concordata. Se i clienti hanno inviato una carta di credito come pagamento preferito, verrà automaticamente eseguita dall'azienda a ciascuna data corretta. Questo rende più facile sia per l'azienda che per il cliente, poiché possono preoccuparsi meno di effettuare e ricevere il pagamento e affidarsi al software per fare il lavoro per loro. Per le aziende che utilizzano un modello di ricavi basato su abbonamento, queste soluzioni sono spesso considerate software di gestione degli abbonamenti; tuttavia, c'è una certa sovrapposizione tra i due.
Tracciamento del tempo fatturabile – Invece di richiedere agli utenti di registrare le loro ore fatturabili in un foglio di calcolo o in una soluzione complementare, il software di fatturazione offre spesso capacità di tracciamento del tempo. Questo consente ai dipendenti di registrare le ore esatte che lavorano su progetti specifici e quindi fatturare al tasso appropriato per quel servizio. Questo consente una visione di alto livello del progetto nel suo complesso e di quanto costa al cliente. Questa funzionalità è utilizzata nel software PSA, ma offre ulteriori capacità di gestione dei progetti e delle risorse.
Opzioni di fatturazione flessibili – Le funzionalità di gestione degli abbonamenti all'interno del software di fatturazione migliorano queste soluzioni offrendo facilmente diversi pacchetti di prezzi per determinati clienti e strutture di fatturazione uniche. Queste opzioni di prezzo flessibili rendono la vita più facile ai team di vendita e ai contabili fornendo ragionamenti, dettagli di valore una tantum e il livello di sconto che stanno fornendo ai clienti nel loro complesso.
Per i servizi professionali o le aziende basate su progetti, queste opzioni di fatturazione flessibili sono molto importanti. Gli amministratori possono impostare tariffe di fatturazione per dipendenti o progetti specifici invece di avere una tariffa standard per tutte le unità aziendali. Inoltre, le aziende possono optare per fatturare a determinati traguardi all'interno del progetto, anche se non è completo. Questo è particolarmente conveniente quando si spese materiali per il cliente. Questa funzionalità flessibile è prevalente nel software PSA.
Tracciamento e reportistica dei pagamenti – Quando un'azienda ha avvisato un cliente di un pagamento richiesto e nonostante ciò non segue i suoi accordi contrattuali, il software di fatturazione rende facile capire chi sta mancando. Invece di scavare tra fogli di calcolo o libri per sapere chi ha e chi non ha pagato durante quel periodo di pagamento, il software di fatturazione offre report sui pagamenti per ottenere una rapida visione dei clienti in difetto. Inoltre, questi report sui pagamenti possono fornire approfondimenti su chi ha eventualmente pagato in eccesso la propria fattura e ha guadagnato un credito, o quali clienti richiedono un rimborso.
Reportistica dei ricavi – Il software di fatturazione può aiutare le aziende a registrare e tracciare i ricavi. Spesso, queste soluzioni si integrano con uno strumento CRM o di contabilità che aiuta a tracciare i dettagli finanziari end-to-end. Sapendo quali conti hanno pagato le loro bollette e la situazione finanziaria complessiva dell'azienda, le aziende possono costruire budget, fare previsioni e fornire immagini chiare sul loro stato di ricavi. I dati di fatturazione possono alimentare strumenti di gestione delle prestazioni aziendali (CPM) per aiutare a condurre tali proiezioni.
Portali clienti – Alcune soluzioni di fatturazione offrono un portale clienti o un forum per i contabili di entrambe le parti per comunicare tra loro per risolvere i problemi. Anche i diversi dipartimenti sono forniti di un luogo centralizzato per visualizzare e comprendere i dettagli di fatturazione. Le aziende possono rendere chiare le informazioni e le opzioni di pagamento ai clienti attraverso i metodi indicati dal prodotto di software di fatturazione. Oltre alla comunicazione di base, un portale clienti fornisce un luogo per i clienti per vedere l'intera cronologia delle transazioni e qualsiasi pagamento in sospeso. Se un cliente ha bisogno di una copia di una particolare fattura o ricevuta, invece di inviare una richiesta per quel documento, può semplicemente scaricarlo dal proprio portale. Questo fa risparmiare tempo sia all'azienda che al cliente. Questa trasparenza è anche particolarmente vantaggiosa per i project manager che fatturano un cliente per compiti o traguardi specifici, oltre a tracciare le spese. Il cliente può avere una visione esatta del progresso del progetto e di ciò per cui viene addebitato.
Fatturazione mobile – Molte soluzioni di fatturazione offrono un'applicazione mobile in modo che gli utenti possano inviare e ricevere fatture in movimento. Questo è particolarmente utile per le aziende di servizi, in modo che quando un progetto o un lavoro è completato, il dipendente possa inviare una fattura immediatamente al completamento. Inviandola da un telefono cellulare, il dipendente non ha bisogno di registrare le informazioni dopo il fatto; invece, invia la fattura e la riceve sul posto. Questo è un risparmio di tempo inestimabile per le piccole imprese.
Tendenze del software di fatturazione
L'industria del software di fatturazione non ha fatto molti passi progressivi in termini di innovazione negli ultimi anni; tuttavia, alcune tendenze di base nel mondo del software intero sono relative al software di fatturazione e di emissione di fatture, incluse le applicazioni basate su cloud e mobili, nonché le integrazioni.
In futuro, le soluzioni di fatturazione potrebbero includere la tecnologia blockchain. I registri blockchain aiuterebbero a migliorare la velocità delle transazioni da azienda a azienda. Inoltre, aiuterebbe le preoccupazioni sulla sicurezza mantenendo i termini di un contratto crittografati, così come l'importo della transazione privato. La blockchain potrebbe aiutare gli utenti di fatturazione a ottimizzare le registrazioni dei registri automatizzando il passaggio tra la fatturazione e il libro mastro generale. Il pagamento verrebbe automaticamente inserito in un registro blockchain e le informazioni registrate. Questo aiuterebbe a migliorare la chiusura finanziaria e renderebbe la vita dei contabili molto più facile alla fine dei mesi, dei trimestri e degli anni.
Problemi potenziali con il software di fatturazione
Ogni volta che un'azienda effettua transazioni, c'è anche il rischio di errore. Per il software di fatturazione e di emissione di fatture, questi errori possono verificarsi in una varietà di modi diversi.
Transazioni fallite – Un errore può essere una transazione fallita, in cui il cliente fornisce un pagamento ma non va a buon fine. Questo può accadere quando il cliente è a corto di contanti o si verifica qualcosa di molto meno preoccupante, come una carta di credito scaduta. Indipendentemente da ciò, questo può causare difficoltà ai team di contabilità perché non stanno ricevendo l'importo corretto dei fondi in tempo.
Sconti e promozioni – Molte soluzioni di fatturazione forniscono opzioni di pagamento flessibili, ma se queste non sono comunicate correttamente, i clienti possono pagare un importo errato. Se un rappresentante di vendita ha dato uno sconto errato, allora questo può causare errori. Fortunatamente, le soluzioni di fatturazione di solito mostrano quanto credito ha un cliente in caso di pagamento in eccesso.
Problemi di fatturazione automatica – Questo è più probabile che sia una preoccupazione con il software di gestione degli abbonamenti, ma è rilevante anche per le soluzioni di fatturazione. Se un cliente è iscritto alla fatturazione automatica ogni mese, ma per qualche motivo ha fondi insufficienti nel suo conto, allora la transazione automatica verrebbe rifiutata. Questo diventa di nuovo problematico quando si cerca di raccogliere fondi entro una certa data. Inoltre, se un cliente non è consapevole di essere iscritto alla fatturazione ricorrente e viene successivamente addebitato, allora potrebbe essere insoddisfatto.
Software e servizi correlati al software di fatturazione
Ci sono un certo numero di categorie di software correlati che si integrano e lavorano in tandem con il software di fatturazione e di emissione di fatture. Il software di contabilità è il più ovvio di tutte le integrazioni di fatturazione. Collegando il software di fatturazione e contabilità, le aziende possono migliorare le pratiche di tracciamento e registrazione e automatizzare ulteriormente compiti contabili tediosi. Le aziende più piccole possono scegliere di utilizzare software di contabilità per piccole imprese che offre tutte le funzionalità contabili necessarie per negozi più piccoli, inclusa la creazione di fatture e la fatturazione online. Inoltre, i sistemi ERP possono fornire moduli di fatturazione all'interno delle soluzioni contabili offerte.
I sistemi CRM possono connettersi alle soluzioni di fatturazione per fornire approfondimenti su conti esatti e sulla loro storia di fatturazione, nonché indicare eventuali pagamenti in sospeso che possono avere. Questo è conveniente perché fornisce trasparenza tra le unità aziendali, allineando i team di vendita e contabilità. Le vendite possono anche utilizzare il software CPQ, che può essere influenzato dalla fatturazione nel senso che i preventivi forniti da una soluzione CPQ possono essere trasformati in una fattura. Ancora una volta, questo aiuta a ottimizzare i processi per le vendite e la contabilità.
Per le aziende di servizi professionali, collegare il tracciamento del tempo e la fatturazione è fondamentale perché fatturano frequentemente a ore. Fornire approfondimenti sulla quantità di tempo che un dipendente ha dedicato a un progetto specifico e quanto ha guadagnato per l'azienda in base a quel tracciamento del tempo è un processo aziendale cruciale. Spesso, le capacità di tempo e fatturazione sono combinate nel software di automazione dei servizi professionali (PSA), che può inviare fatture direttamente dallo strumento.
Il software di gestione degli abbonamenti offre funzionalità di fatturazione ricorrente per le aziende che utilizzano un modello di abbonamento per i ricavi. Questi pagamenti verranno elaborati automaticamente. Questo è particolarmente conveniente per le aziende di e-commerce che si affidano ad abbonamenti annuali o mensili.
